Regelmatig komen omvangrijke fraudezaken aan het licht die jaren hebben kunnen voortduren. Het is soms moeilijk voor te stellen dat niemand in de loop der tijd iets opgemerkt heeft. Stelt u zich soms de vraag hoe waterdicht uw organisatie is op vlak van interne fraude en bent u voldoende op de hoogte van wat er zich op de verschillende operationele niveaus van uw organisatie afspeelt?
HET PROBLEEM: EEN OVERMAAT AAN VERTROUWEN
Uit onderzoek van KPMG is gebleken dat fraudeurs vaak personen zijn die binnen de organisatie een positie bekleden die de gelegenheid biedt om fraudes goed te kunnen verhullen. Meer dan de helft van de door KPMG onderzochte fraudeurs werkt op management- of directieniveau. Daarnaast zijn fraudeurs vaak erg charismatische personen die vertrouwen opwekken bij hun collega’s. Dit stelt hen in staat bewust om controles heen te manoeuvreren, waardoor bijvoorbeeld vereiste functiescheidingen vervagen.
Vaak hebben gevallen van fraude – naast zwakheden in het interne controlesysteem van organisatie – te maken met overtollig vertrouwen in deze personen. Zo werd KPMG onlangs gevraagd een forensisch onderzoek uit te voeren voor een Belgische industriële groep die geconfronteerd werd met onregelmatigheden binnen een aantal buitenlandse dochterondernemingen. Het onderzoek bracht onder meer aan het licht dat het management van onderzochte dochterondernemingen jarenlang gebruik maakte van zwakheden in het interne controlesysteem van de organisatie om samen met een aantal bevriende leveranciers inkomsten van de groep af te romen. De onregelmatigheden kwamen uiteindelijk via een interne tip aan het licht, maar hadden, omwille van het misplaatste vertrouwen dat het groepsmanagement in de betrokken personen had, even goed nog lange tijd kunnen doorgaan.
In praktijk zien we dat vooral kleinere ondernemingen en familiebedrijven risico’s lopen op vlak van interne fraude. Uit onderzoek van het ACFE (Association of Certified Fraud Examiners) is gebleken dat middelgrote KMO’s tot 100 werknemers niet alleen het vaakst geconfronteerd worden met gevallen van interne fraude of onregelmatigheden, maar dat het gemiddelde verlies dat deze gevallen met zich meebrengen tevens het grootst is in vergelijking met grotere bedrijven (USD 200,000 in plaats van USD 104,000). De reden hiervoor ligt niet alleen bij de omvang van de middelen die middelgrote KMO’s en familiebedrijven ter beschikking hebben om een robuust systeem van anti-fraudecontroles te implementeren; het is ook – en volgens ons vooral – een kwestie van mentaliteit en een overmaat aan vertrouwen.
DE OPLOSSING: ONDERSCHAT HET RISICO NIET
We zien immers nog steeds dat veel ondernemers en eigenaars van middelgrote KMO’s en familiebedrijven zich helemaal niet bewust zijn van de mate waarin hun organisatie blootgesteld is aan frauderisico’s. Daarnaast lijken velen ook niet de verschillende manieren te begrijpen waarop hun onderneming of familiebedrijf slachtoffer kan worden en de gevolgen die mogelijke voorvallen kunnen hebben. Toch is dit niet helemaal onlogisch: wanneer een organisatie geconfronteerd wordt met een geval van interne fraude, proberen de betrokken partijen de gebeurtenis zoveel mogelijk uit het grote nieuws te weren. Het aantal fraudegevallen die aan het licht komen, is daardoor slechts een fractie van de werkelijke gevallen.
De vraag is dus niet of, maar hoe fraude zich in uw organisatie kan voordoen en wat de preventieve maatregelen zijn om uw organisatie beter te beheren. Het is daarom belangrijk voldoende alert te zijn en voeling te krijgen met wat er zich binnen de verschillende lagen van uw organisatie afspeelt, ongeacht uw functie of ervaring. Durf met andere woorden bestaande relaties, processen en systemen in vraag te stellen en ga proactief de discussie aan met de relevante stakeholders om de mogelijke blootstellingen van uw organisatie in te schatten. Enkel op deze manier kan er binnen uw organisatie een evenwicht bekomen worden tussen vertrouwen en transparantie, en kan de waterdichtheid van uw organisatie op vlak van interne fraude verbeterd worden.
CONCLUSIE
Het voorkomen van fraude vereist een kritische, maar gebalanceerde mindset: enkel organisaties die bestaande structuren proactief in vraag durven stellen maken kans gespaard te blijven. Hoewel vertrouwen voor veel middelgrote KMO’s en familiebedrijven een inherent element van de bedrijfscultuur vormt, is het risico op interne fraude en de mogelijke impact van fraudegevallen te hoog om inactief te blijven. Het is daarom aangewezen het thema ‘fraude’ bespreekbaar te maken en uw organisatie proactief te analyseren op mogelijke blootstellingen.
Wouter Monten, Jens Moerman en Patrick De Schutter, KPMG