De opstart van een raad van advies of actieve raad van bestuur? Deel informatie!

Familiebedrijven die overwegen van start te gaan met een raad van advies of een actieve raad van bestuur met externen, stellen soms de vraag of de externe die deel zal uitmaken van de raad van advies of raad van bestuur wel voldoende kennis zal hebben over het bedrijf, de sector, de markt e.d.m. “Want alleen wijzelf kennen toch het bedrijf door en door?”

De bezorgdheid is begrijpelijk: een onvoorbereide bestuurder zal weinig toegevoegde waarde hebben voor het familiebedrijf. Maar het is anderzijds ook aan het familiebedrijf om ervoor te zorgen dat de nieuwe bestuurder zich optimaal kan informeren en inwerken.

Daarom is het van belang een nieuw lid van de raad van bestuur of raad van advies van meet af aan, en nog vóór de eerste vergadering waaraan hij deelneemt, goed te informeren over het bedrijf en wat van hem verwacht wordt. Dit biedt hem de mogelijkheid het bedrijf te leren kennen en zich grondig in te werken en voor te bereiden.

Deze informatie kan aan bod komen tijdens een voorafgaande vergadering (een zogenaamde installatievergadering), die eventueel gekoppeld kan worden aan een bedrijfsbezoek en kennismaking met bepaalde sleutelpersonen.

Het is aangewezen dit goed voor te bereiden en op systematische wijze na te gaan welke informatie de nieuwe bestuurder nodig heeft. Dit verschilt van bedrijf tot bedrijf en kan onder meer gaan om algemene informatie over het familiebedrijf (bijvoorbeeld historiek, structuur, strategie, waarden, sleutelpersonen), marktgebonden informatie, financiële informatie, en specifieke informatie die op dat moment gekend moet zijn om op een gedegen wijze te kunnen deelnemen aan overleg omtrent de agendapunten die aan de orde zijn.

Een en ander bundelen in een echt informatiepakket voor de nieuwe bestuurder is zeker een aanrader.

Vervolgens heeft de externe bestuurder de verantwoordelijkheid om zich effectief en grondig voor te bereiden, de informatie door te nemen, eventueel bijkomende informatie in te winnen en vragen te stellen. Op die manier zal hij goed voorbereid aan de vergaderingen kunnen deelnemen en zijn rol als klankbord en kritische stem in de raad van bestuur optimaal kunnen opnemen, en zal de actieve raad van bestuur of de raad van advies een reële meerwaarde kunnen bieden.