De raad van bestuur mist vaak cruciale informatie

Om juiste beslissingen te nemen en op oordeelkundige wijze toezicht te houden moet de raad van bestuur van een familiebedrijf behoorlijk geïnformeerd zijn. Voor het bekomen van informatie is de raad van bestuur evenwel afhankelijk van het management. En hier zit een potentieel probleem: indien het management de raad van bestuur niet goed informeert, dreigt de raad van bestuur onjuiste of onvolledige informatie te hanteren. En dat kan tot verkeerde besluitvorming leiden.

Recent Nederlands onderzoek van Hanke Lange bracht de problematiek in kaart met verrassende resultaten.

Uit het onderzoek blijkt dat het management gemiddeld 80% van de zakelijke issues meedeelt aan de raad van bestuur. Dit is een goede score want uit hetzelfde onderzoek blijkt dat de raad van bestuur verwacht over 70% van de zakelijke problemen geïnformeerd te worden.

Totaal anders is het gesteld met informatie, die de persoon en het beleid van de manager betreffen. Als er over die persoon of dat beleid een negatieve mening bestaat in de organisatie, wordt deze informatie door de manager slechts ten belope van 45% gedeeld met de raad van bestuur. Dit is ook het geval als de problematiek reële bedrijfsrisico’s met zich meebrengt. Volgens Lange ligt de verklaring voor deze houding van het management voor de hand: de manager houdt de informatie achter omdat hij zich geneert. Hij vreest dat de raad van bestuur zijn competentie in twijfel zal trekken. Ook is hij beducht voor een overreactie van de raad van bestuur.

De vraag stelt zich hoe de raad van bestuur met deze situatie kan omgaan. In eerste instantie kan de raad zelf bepalen waarover zij informatie wil. Hoewel het niet echt gebruikelijk is kan de raad van bestuur zich rechtstreeks bij medewerkers informeren. De voorzitter van de raad van bestuur kan hierin een belangrijke faciliterende rol spelen.

De informatiedoorstroming over de delicate problematiek van negatieve kritiek op persoon en beleid van de manager kan ook verbeterd worden, wanneer de manager erop kan vertrouwen dat de raad van bestuur bedachtzaam zal reageren. Het is zaak om tussen het management en het bestuur een klimaat van open dialoog te creëren, waarin ook moeilijke onderwerpen bespreekbaar zijn.

Jozef Lievens
Professor EMS
Roots Advocaten