Effectieve besluitvorming vraagt een stappenplan

Om met een grote groep mensen op één lijn te komen, is een systeem waarbij ieders stem telt essentieel. Effectieve besluitvorming vergt een stappenplan om op een snelle manier duurzame beslissingen te nemen die gedragen worden. Het is ook een manier om de collectieve intelligentie optimaal te benutten.

Vijf fasen bij besluitvorming

Om ervoor te zorgen dat besluiten breed gedragen worden is het belangrijk een aantal fasen te respecteren. Dit geldt zowel voor eenvoudige besluiten als voor belangrijke strategische keuzes of het (her-)definiëren van een missie of een visie.

Startvraag formuleren
Het begint al met het formuleren van een waardevolle startvraag. Dit is het baken van het hele communicatie- en denkproces. Belangrijk hierbij is om een open vraag te formuleren die specifiek genoeg is. Het creatief opdelen in deelstartvragen kan zinvol en belangrijk zijn voor de uiteindelijke impact van het latere besluit.
Enkele voorbeelden: “Hoe kunnen we de operationele leiding overdragen van de derde naar de vierde generatie?”, “Welke veiligheidsmechanismen kunnen we inbouwen om de holding te beschermen in het belang van de familie?”, “Hoe kunnen we onze marktpositie handhaven door gebruik te maken van de nieuwe media?”.

Meningsvormende fase
Vooraleer naar oplossingen te zoeken is het zinvol om belangen, behoeften, waarden, inzichten en ervaringen te delen. Hierdoor krijgen de deelnemers aan de besluitvorming richting en inspiratie voor de volgende fase. In deze fase is empathie en het luisteren naar achterliggende boodschappen onmisbaar voor een zinvolle uitwisseling.

Besluitvormende fase
In deze derde fase worden concrete voorstellen geformuleerd die een antwoord geven op de startvraag, rekening houdend met de behoeften, belangen en waarden die in de tweede fase aan bod kwamen. Een goed voorstel tot besluit is concreet, realistisch en in positief geformuleerd: hierdoor wordt duidelijk wat men wèl wil bereiken en niet enkel wat men wil vermijden.

Consenseren stap 1
In de vierde en de vijfde fase wordt er geconsenseerd. Dit is het afstemmen door te vragen of er nog bezwaren zijn en het aanpassen van de voorstellen rekening houdend met de bezwaren.
Aan de deelnemers die invloed (mogen) hebben op de beslissing wordt gevraagd of er bezwaren zijn. Wie een bezwaar heeft bij een voorstel legt uit aan welke behoeften, waarden of belangen niet tegemoet gekomen wordt. Het empathisch, inlevend luisteren van de andere deelnemers zorgt in deze fase voor verdieping.

Consenseren stap 2

Het oorspronkelijke voorstel tot besluit wordt aangepast, rekening houdend met de input (behoeften, belangen…) uit de vierde fase. Dit vergt vaak een creatieve aanpak en de bereidheid om out-of-the-box te denken. Een nieuw voorstel tot besluit wordt geformuleerd en beoordeeld op het bezwarengehalte. Fase vier en vijf worden meestal enkele malen herhaald. Het voorstel met het laagste bezwarengehalte wordt het uiteindelijke besluit.

Wie meer wil weten over deze besluitvorming en verbindend communiceren, kunnen we het boek `De kracht van Verbindende Communicatie op het werk’ warm aanbevelen.