Wij hebben al meermaals de voordelen bepleit van een actieve raad van bestuur met externe leden. Eens zo’n raad van bestuur up and running is, verdient het aanbeveling om op geregelde tijdstippen een evaluatie te organiseren. Door enerzijds de werking van de raad van bestuur als geheel en anderzijds de individuele bestuurders te laten evalueren, krijgt u zicht op zowel de positieve punten als deze die voor verbetering vatbaar zijn. De werking of samenstelling van het bestuur kan waar nodig bijgestuurd en op die manier haalt u het beste uit uw raad van bestuur.
De voorzitter van de raad van bestuur heeft hierin een belangrijke rol: de voorzitter is veelal degene die de evaluatie initieert en nauw betrokken is bij de feedback aan de leden van de raad van bestuur. Voor de evaluatie zelf kan het echter nuttig zijn beroep te doen op derden. Door een externe de rol van evaluator te geven, zullen de betrokkenen immers soms openhartiger zijn dan wanneer de voorzitter zelf deze rol op zich neemt.
Dergelijke doorlichting kan gebeuren via vragenlijsten en interviews met alle bestuurders. Soms worden ook andere stakeholders zoals familiale aandeelhouders of leden van het topmanagement geïnterviewd.
Bij de evaluatie van de raad van bestuur zullen onder meer vragen aan bod komen omtrent zijn samenstelling, werking, taken, dynamiek en cultuur. Daarnaast wordt ook nagegaan hoe de relatie van de raad is ten opzichte van enerzijds het management en anderzijds de aandeelhouders. Ook de specifieke rol van de voorzitter komt uitgebreid aan bod.
Bij de evaluatie van de individuele bestuurders wordt onder meer nagegaan in welke mate ieder lid van de raad van bestuur de vergaderingen goed voorbereid bijwoont, over bepaalde kennis en competenties beschikt, en op een goede manier bijdraagt aan de discussie en de besluitvorming en meer algemeen aan het functioneren van de raad van bestuur als team.
Na dit alles volgt een openhartige debriefing met de voorzitter, de individuele bestuurders en de raad van bestuur. Als de werking van de raad van bestuur niet meer optimaal blijkt, is het de verantwoordelijkheid van de voorzitter om dit bij te sturen. Als uit de evaluatie zou blijken dat de samenstelling van de raad van bestuur, of de bijdrage van individuele bestuurders niet meer optimaal is, zullen de aandeelhouders kunnen bijsturen.
Wenst u meer te weten over onze aanpak van de evaluatie van een raad van bestuur of raad van advies? Neem contact op met jozef.lievens@rootsadvocaten.be of sofie.lerut@rootsadvocaten.be
Sofie Lerut
Roots Advocaten