Hocus pocus met de voorraden: het belang van het begrip kwantiteit

Vandaag de dag beschikken de meeste professioneel georganiseerde bedrijven over een zogenaamd ERP-systeem met een centrale voorraadbeheermodule. In een dergelijk geïntegreerd systeem worden alle bewegingen in en uit de voorraden continu geregistreerd, zodat de voorraadhoeveelheid ten allen tijde overeenstemt met wat er zich fysiek op de vloer of in de magazijnen bevindt. Bovendien is geregistreerd of het gaat om pure grondstoffen, halffabricaten of afgewerkt product, dan wel aangekochte handelsgoederen.

Het is duidelijk dat bedrijven die niet over dergelijk systeem beschikken nog steeds een aantal mogelijkheden hebben om de voorraadhoeveelheid anders voor te stellen dan de werkelijkheid. Zo kunnen ze bijvoorbeeld een aantal hoeveelheden niet in rekening brengen en dit dan ook zo in de boeken zetten. Men kan er ook voor opteren om bepaalde categorieën voorraden, zoals tweede keus producten, traag roterende goederen of beschadigde goederen niet of slechts gedeeltelijk mee op te nemen in de voorraden. Dat is uiteraard voor niet-specialisten zeer moeilijk te achterhalen.

Een ander probleem met betrekking tot de kwantiteiten in sommige gevallen is het “what you see is not what it is”-syndroom. Zo moest ik ooit als jonge auditor op 30 november om 6 u ’s ochtends bij min tien graden een voorraadopname gaan doen bij een raffinaderij in de Antwerpse haven. Daar stonden tientallen citernes van elk tien meter doormeter en vijftien meter hoogte. Deze dienden in aanwezigheid van een ingenieur te worden gemeten met verschillende peilstokken. Evenwel vroegen wij ook steeds om ergens lukraak uit één van de citernes een staal te nemen dat we dan in een onafhankelijk labo lieten testen. Zo ook die dag. Wat bleek? Het staal van wat zogezegd hoogwaardige kerosine had moeten zijn bleek...grondwater. De impact op de waarde in de boeken bedroeg vele honderdduizenden euro’s.

Een derde belangrijk probleem kan zich voordoen met de zogenaamde “cut-off” van de voorraden. Dat betekent het moment waarop de bewegingen in en uit de voorraad worden geboekt. Die zijn dikwijls verbonden aan de zogenaamde “incoterms”, de inkoop- of verkoopcondities. Denken we hierbij bijvoorbeeld aan de concepten FOB en CIF. Bij FOB (Free On Board) gebeurt de eigendomsoverdracht van goederen op het moment dat de goederen bij de verkoper OP transport gaan. Bij CIF (Cost, Insurance, Freight) blijven de goederen eigendom van de verkoper tot ze bij de koper VAN transport worden gehaald. U ziet het al komen: hele ladingen die overzees weken op vrachtschepen zitten? Een prachtig voorbeeld hiervan maakte ik ruim dertig jaar geleden mee toen ik bedrijfsrevisor was van een van de topmerken in computerapparatuur, die toen in zwaar weer verkeerde. Om de cijfers wat rooskleuriger voor te stellen hadden zij van de techniek van de “cut off” gebruik gemaakt door twee dagen voor het einde van het boekjaar een volledige trein te huren bij een buitenlandse treinoperator en die trein vol te stouwen met computers. Die waren zogezegd geleverd en verkocht, dus uit de voorraden gehaald met erkenning van de winstmarge. Wat bleek? Vijf dagen na het begin van het nieuwe boekjaar was de trein gewoon teruggekomen en werden alle goederen teruggebracht. Het resultaat? De cijfers van het boekjaar -1 werd opgepompt met niet-gerealiseerde verkopen. Het bedrijf is enkele maanden later roemloos over de kop gegaan...

Ik hoop aan de hand van deze voorbeeldjes een beetje inzicht te hebben gegeven in hoe de component “q” in de voorraadformule toch heel goed in het oog dient te worden gehouden. Bij verkeerde intenties kan deze tot een heel grove verkeerde voorstelling van de voorraadwaarde in de boeken leiden!

Patrick De Schutter
Bedrijfsrevisor-Vennoot KPMG
Gedelegeerd bestuurder Familiebedrijf.be