Nicolas Rooms (Merak): “Continuïteit was voor mij doorslaggevend”

“Ik was eigenlijk niet voorbestemd om het familiebedrijf over te nemen. Mijn broer ook niet,” vertelt Nicolas Rooms. “Voor onze ouders was het belangrijkste dat we eerst onze eigen carrière zouden uitbouwen. We werden sterk aangemoedigd om te studeren en ergens anders ervaring op te doen. Als we ooit interesse zouden hebben om in te stappen, dan waren we altijd welkom.”

Dat moment kwam toen zijn vader aangaf dat het tijd was om los te laten.

“Mijn vader heeft veertig jaar in het bedrijf gewerkt. Op een bepaald moment zei hij: na veertig jaar en op een bepaalde leeftijd is het gezonder om afstand te nemen. Hij was daar heel duidelijk in: als je het wil doen, dan is het nu het moment.” Voor Nicolas Rooms voelde het niet als druk, maar als een kans.

“Het is een heel mooie uitdaging. Eigenlijk een gouden opportuniteit. Maar CEO zijn in een familiebedrijf is natuurlijk iets anders dan leidinggeven in een omgeving waar je niet de eindverantwoordelijke bent. Hier komt uiteindelijk alles bij jou terecht.”

Nicolas Rooms is burgerlijk ingenieur en werkte zes jaar in het Verenigd Koninkrijk als ingenieursconsultant voor onder meer Atkins Plc en Kent Plc, internationale spelers in de energietransitie. Hij werkte aan offshore windprojecten, verdiepte zich in bouwtechnieken, data science en innovatiestrategieën, en stuurde als deputy teamlead in Londen een team van veertig ingenieurs aan. Nicolas Rooms: “Als ingenieursconsultant moest ik zelf klanten overtuigen, offertes opstellen en projecten binnen budget afronden. Je krijgt snel verantwoordelijkheid. Dat heeft me veel geleerd over sales, budgetbeheer en kwaliteit. Daarnaast heb ik geleerd hoe je een team aanstuurt en hoe je productiviteit maximaliseert.”

Ook veiligheid nam hij mee uit de bouwsector. “In de industrie is health & safety cruciaal. Dat neem ik hier ook zeer serieus. Iedereen die hier werkt, moet veilig naar huis kunnen gaan. Dat is een basisprincipe.”

Ondanks die jaren in het Verenigd Koninkrijk was de band met Merak nooit ver weg. “Ik groeide bij wijze van spreken op tussen de archiefdozen. Mijn ouders namen ons vaak mee naar het werk. Aan de eettafel ging het regelmatig over problemen of beslissingen in het bedrijf. Je groeit daar vanzelf in mee.”

Zijn overstap kwam niet uit het niets. Nicolas Rooms werkte gedurende verschillende jaren als jobstudent al in het bedrijf, zowel als magazijnier als op de administratie. “Daar heb ik ook iets van boekhouding geleerd. En thuis pikte ik al jaren veel op via gesprekken met mijn ouders,” glimlacht Nicolas Rooms.

Vanaf september 2023 werd een versnelling hoger geschakeld en nam hij actief deel aan de Raad van Bestuur, en ook aan de directieraad. “Die vergaderingen waren meestal maandelijks. Daar kreeg ik inzicht in de strategische en highlevel-problematieken van het bedrijf. Zo heb ik anderhalf jaar ervaring kunnen opbouwen vóór ik volledig in de rol stapte.”

Merak groeide onder leiding van zijn vader uit van een pure archiefbeheerder tot een veelzijdige speler in archivering, digitalisering en goederenopslag in België, Nederland en Zwitserland. Vandaag stelt het bedrijf honderd mensen te werk en beheert het ongeveer twee miljoen archiefdozen.

“Het bedrijf heeft een hoge anciënniteit. De gemiddelde anciënniteit bedraagt dertien jaar, en 23 procent van onze mensen werkt hier al twintig jaar of langer”, weet Nicolas Rooms. “Als familiebedrijven verkocht worden, komen ze vaak in een multinational terecht. Dat is een heel andere sfeer. Dan draait alles rond jaarlijkse doelstellingen. Door het in familiale handen te houden, kunnen we onze eigen cultuur bewaren. Dat geeft rust.”

Hoewel externe investeerders in het verleden interesse toonden, werd Merak nooit te koop gezet. “Er zijn altijd aanvragen geweest om te verkopen, maar we hebben het nooit op de markt gezet. Voor ons was het cruciaal dat het bedrijf gezond en gestaag groeit, met behoud van waarden en normen. Toen mijn vader zei dat het voor hem genoeg was, was de keuze duidelijk: ofwel stapte ik in, ofwel moesten we een andere richting uit. Ik heb toen snel mijn interesse laten blijken.”

“Mijn vader heeft afstand genomen van Merak, maar blijft actief aan projecten in de Holding vennootschap werken. Hij geeft mij ook dagelijks advies. Als ik hem nodig heb, kan ik hem altijd bereiken.” En die adviserende rol is bijzonder waardevol. “Ik doe dingen liever grondig om fouten te voorkomen dan snel beslissingen te nemen waar je achteraf miserie van krijgt. Door met hem te praten heb ik al beslissingen kunnen vermijden waarvan ik achteraf denk: dat was niet de juiste geweest.”

Ook zijn moeder, Katharina Kothe, blijft een sleutelfiguur. Nicolas Rooms: “Mijn moeder is juriste en corporate lawyer van het bedrijf. Ze is eindverantwoordelijke voor alle juridische zaken en leidt ook het Zwitserse filiaal. Ze is regelmatig in Zwitserland, maar heeft daar een sterk team uitgebouwd. Mijn ouders geloven sterk in een bedrijf dat self-running is, waar mensen verantwoordelijkheid krijgen.”

De Raad van Bestuur is grotendeels familiaal samengesteld. “Bijna volledig familiaal, met enkele externe leden die al veel jaren betrokken zijn. We zijn heel tevreden over hun advies”, klinkt het. Ook zijn broer zetelt in de Raad van Bestuur, maar is niet operationeel actief. “Hij is niet betrokken bij de dagelijkse werking van Merak en heeft daar ook geen ambitie voor.”

Het eigenaarschap ligt voorlopig nog quasi volledig bij de ouders, al is Nicolas Rooms intussen mede-eigenaar. “Ik ben officieel mede-eigenaar met enkele aandelen. We denken al goed na over hoe we dat in de toekomst op een gezonde manier kunnen structureren, ook om mogelijke conflicten te vermijden.”

De kernactiviteiten, archiveren, digitaliseren en offsite back-up storage, blijven stevig verankerd. Maar Nicolas Rooms kijkt vooruit. “Op veel vlakken is alles al goed uitgebouwd. Het is niet dat we ouderwets zijn. Maar we zijn nu een nieuw softwarepakket aan het ontwikkelen. Niet alleen voor archiefbeheer, maar ook voor opslag van goederen uit de eventsector, medische sector, IT-materialen en andere industrieën.” Het idee is een digitaal platform waarop klanten hun opslag online kunnen beheren. “Klanten zullen volumes kunnen reserveren en hun inventaris opvolgen. Eventbedrijven kunnen hun materialen het grootste deel van het jaar bij ons stockeren. Via onze software hebben ze altijd een overzicht. En enkele weken voor een festival brengen wij alles terug. Dat zorgt voor transparantie en efficiëntie.” Daarnaast wordt verder ingezet op e-commerce en nieuwe diensten zoals Box@Home, waarmee particulieren extra opslagruimte kunnen huren.

Duurzaamheid blijft een speerpunt van de familie Rooms. Vrijwel alle daken van de vestigingen liggen vol zonnepanelen. Al in 2014 reden de eerste elektrische voertuigen rond. Vandaag investeert Merak in grote batterijpacks om onafhankelijk van het net te kunnen werken. “Zeker voor de klimatisering van onze opslagruimtes is dat cruciaal. De juiste temperatuur en vochtigheid moeten gegarandeerd blijven.”

Zijn leven blijft intussen internationaal. Hij woont een deel van de week in de buurt van Londen (Winchester), waar zijn echtgenote werkt, en pendelt wekelijks naar Mechelen. “Ik doe één keer per week heen en terug. Dat is zeven uur per traject. Maar om naar het werk te gaan, fiets ik hier vijftien minuten langs het kanaal. In Londen was ik vroeger dagelijks drie uur onderweg. In die context is dit perfect haalbaar.”

Met zijn keuze om in het familiebedrijf te stappen combineert Nicolas Rooms externe ervaring met familiale verankering. “Het is een grote verantwoordelijkheid. Maar vooral een unieke kans om het werk van mijn opa en vader voort te zetten. De continuïteit van Merak blijft gewaarborgd, en daar ben ik trots op.”