Hocus pocus met de voorraden: waarom zijn voorraden een ideaal tovermiddel voor veel (familie)bedrijven?
Patrick De Schutter
Voorraden zijn een belangrijk element in elke balans. Terugdenkend over de 36 jaren die ik actief ben als auditor/bedrijfsrevisor heb ik tientallen cases meegemaakt waar inderdaad met de voorraden geknoeid werd, om de cijfers beter voor te stellen dan ze waren of net het omgekeerde. Alles hangt natuurlijk af van het onderliggend objectief van waaruit je een balans/jaarrekening presenteert aan de buitenwereld: is het een gewone, recurrente, jaarlijkse balans in going concern, is het een balans als voorbereiding voor een verkoop, dient de balans voor een waardebepaling in het kader van een schenking/overdracht naar de volgende generatie, dient de balans om nieuwe/bijkomende kredieten op te vragen,... Er zijn dus veel mogelijke redenen en motieven waarom sommigen de waarheid een beetje of veel geweld willen aandoen op het vlak van de voorraden in de balans.
Naar aanleiding van de vele vragen heb ik besloten een mini-reeksje van een vijftal blogs te schrijven met als doel een aantal aspecten van voorraadwaardering te demystifiëren en de aandachtige lezer wat heldere inzichten te verschaffen in de diverse elementen die een rol spelen bij het totstandkomen van de voorraden zoals deze op een bepaald moment opgenomen dienen te worden in de balans/jaarrekening.
Nochtans lijkt het op het eerste zicht vrij eenvoudig. De voorraden op een bepaald moment in de balans uitgedrukt zijn het product van twee variabelen: q x p. Q staat voor de kwantiteit, of hoeveelheid, en p staat voor de prijs. Q x p is dan de totale waarde van de voorraden op een bepaald moment.
De boekhoudwetgeving stelt dat voorraden dienen te worden opgenomen in de balans tegen de kostprijs of de vervaardigingsprijs. Daarbij is er een belangrijk onderscheid tussen aangekochte en zelfgemaakte producten.
Aangekochte producten worden geboekt tegen de kostprijs zoals op de factuur vermeld en deze mogen in de balans worden opgenomen tegen de LIFO-, FIFO- of GGK-waarde. LIFO staat voor Last In First Out, FIFO voor First in First Out en GGK staat voor de gewogen gemiddelde kost die ergens het midden houdt tussen LIFO en FIFO.
Zelf geproduceerde goederen bevatten naast de aankoopprijs van de gebruikte grondstoffen of halffabricaten natuurlijk ook de vervaardigingskosten. Deze bestaan uit directe en indirecte kosten. Directe kosten zijn bijvoorbeeld de arbeidskosten en de machinegerelateerde kosten om de goederen te produceren. Indirecte kosten zijn kosten die je niet individueel en lineair kan toewijzen aan een product, maar die je wel nodig hebt om het product te kunnen vervaardigen: de kost van je gebouwen, energiekosten, administratieve kosten met betrekkking tot de verwerking van alle transformatiestromen voor een bepaald product,… De boekhoudwetgeving stelt dat je je voorraden mag waarderen zowel op basis van de methode van de directe kosten als de “full cost”-methode. Maar je moet dit toelichten achteraan in je jaarrekening bij de waarderingsregels. Geef toe, hoeveel mensen lezen aandachtig die waarderingsregels om te weten hoe de vork nu eigenlijk aan de steel zit?
Voorts bepaalt de boekhoudwet dat de voorraden dienen te worden geboekt tegen de “lower of cost or market”.
Dat betekent dat, indien om een of andere reden de MARKTwaarde van de desbetreffende goederen op balansdatum gedaald is tot onder de KOSTprijs, je de goederen moet afwaarderen tot deze lagere waarde. Zie je me al komen? Wat is immers de marktwaarde voor sommige goederen op een bepaald moment?
Daarnaast hebben we nog de specifieke problematiek van bedrijven die “projecten” uitvoeren. Denk aan de bouwsector, de scheepsbouw, vliegtuigenbouw, wegenbouw, bouw van windmolenparken of bouw van kerncentrales, waarbij projecten over meerdere boekjaren heen lopen.
Dan stelt zich natuurlijk de vraag aan het einde van het boekjaar: hoe waarderen we die voorraden?
Daar voorziet de boekhoudwet opnieuw twee mogelijkheden: de “completed contract”-methode of de “percentage of completion”-methode. De eerste methode betekent dat de winsten op een project pas mogen erkend worden wanneer het project helemaal is afgerond. Bij de tweede methode mag je al tussentijdse resultaten erkennen in je voorraadwaardering, op voorwaarde dat die voldoende vaststaand, onderbouwd en definitief zijn... Voel je het al komen? Projecten die over vijf jaar lopen tijdens Coronatijden?
Dit artikel als opwarmertje voor wat hierna komen gaat. In het volgende artikel hebben we het over de “q” in de formule van de voorraadwaarde... stay tuned zou ik zeggen!
Patrick De Schutter
Bedrijfsrevisor-Vennoot KPMG
Co-gedelegeerd bestuurder Familiebedrijf.be
Lees ook
Deel 2: Hocus pocus met de voorraden: het belang van het begrip kwantiteit
Deel 3: Hocus pocus met de voorraden: de variabele 'prijs'